Koliko vremena gubite tražeći izgubljene dokumente? Da li "filter po gomilu"? Da li vam je neprijatno zbog izgleda vaše kancelarije kada se sastajete sa saradnicima ili potencijalnim klijentom?Istraživanja dokazuju da nam radni prostor bez nereda pomaže da razmišljamo jasnije i povećava produktivnost. Organizovan radni sto ili kancelarija takođe oslikavaju profesionalni imidž, odišući kompetencijom i efikasnošću.
Koja je tajna kreiranja i održavanja organizovanog radnog prostora? Iako ne postoji "pravi" način da organizujete svoju kancelariju, najkritičniji faktor u njenoj održivosti je istinska želja da ona funkcioniše. Jednom kada ta motivacija bude uspostavljena, otkrit ćete da je proces organiziranja vašeg ureda mnogo lakši za upravljanje od stresa uzrokovanog neredom!
3 koraka do organizovane kancelarije
1. Postavite sebi prava pitanja— Prvi korak u stvaranju efikasnog organizacionog sistema je identifikovanje primarnog problema koji treba rešiti:
Da li je to neuredno radno mjesto (gdje su stolovi i radne površine natrpani papirom)?
Da li je teško pronaći dokument kada vam je potreban?
Postoji li još neko u kancelariji kome je potreban pristup dosijeima?
Da li su neki dokumenti arhivirani u štampanom obliku, a drugi na računaru?
U ovoj fazi „promišljanja“, imperativ je imati na umu individualne potrebe vašeg poslovanja (npr. da li kupci ponavljaju svoje narudžbe ili je svaki posao jedinstven?) i zakonske zahtjeve za čuvanje dokumenata u vašoj industriji.
2. Kreirajte metodu diferencijacije— Jedan od najvećih organizacionih izazova je sposobnost razlikovanja jednog predmeta/projekta od drugog. Razmotrite vrste dokumenata kojima rukujete. Bez obzira da li se odlučite za abecedni registrator, omote fajlova u boji ili čuvate evidenciju u elektronskim fasciklama, kreirajte sistem koji vam omogućava da jasno identifikujete svoje materijale. Manje je važno odrediti gdje bi nešto "trebalo" ići, već shvatiti gdje ste najskloniji da to potražite kasnije.
3. Položaj po prioritetu— Implementirajte metodu TOPLO-TOPLO-HLADNO-HLADNO za rukovanje materijalima vezanim za posao. Evo kako to funkcionira:
HOT projekti/fajlovi su na stolu. Ovo su dokumenti ili fajlovi na kojima trenutno radite. U postolju može biti nekoliko projektnih datoteka tako da su stalno vidljivi.
Iza vas na credenzi ili radnoj površini nalaze se WARM fajlovi za druge važne projekte koji čekaju vašu pažnju.
HOT i WARM fajlovi općenito se kreću naprijed-nazad između dvije kategorije i lokacije. Važno je raditi samo na dokumentima za jedan projekat/predmet u datom trenutku, ali imati druge na dohvat ruke kada su vam potrebni.
U ladici ili radnoj površini dalje su COOL fajlovi koji više nisu hitni, ali ih je možda potrebno uputiti.
U ormaru za datoteke nalaze se oni fajlovi koji su HLADNI što znači da su potpuni – i mogu, ali ne moraju biti vraćeni u budućnosti ako se pojavi novi, srodni projekat.
Organizacija zahtijeva praksu
Na kraju svakog radnog dana, maknite sve sa svog stola — osim predmeta na koji ćete želeti da usmerite pažnju kada počnete da radite sledećeg jutra. Taj fajl može da leži na stolu. Sve ostalo treba skloniti. Znanje da ste spremni za sljedeći dan može vam pomoći da se opustite i omogućite da uživate u večeri.
U kancelariji koju dijeli više ljudi, nova strategija organizacije mora se jasno i često komunicirati dok ne postane rutina. Svako mora dosljedno činiti svoj dio kako bi sistem vremenom uspio.
Uživajte u prednostima organizovane kancelarije
Kao da mogućnost da pronađete ono što vam je potrebno — kada vam zatreba — nije dovoljna, uživaćete i u novootkrivenoj lakoći sa kojom ćete moći brzo da uputite kolegu na fajl ili dokument koji bi im mogao zatrebati.
